Mágica da Multiplicação do Tempo

Trabalhe 4 horas por semana

Depois de um pequeno intervalo dando atenção para Gripe A, Copa do Mundo, e Férias Escolares estamos de volta ao blog com um assunto bem leve: a mágica da multiplicação do tempo.

Não sou muito adepto de livros de auto-ajuda, mas nas minhas férias de verão dei uma lida no livro acima, e ele me ajudou bastante a repensar as minhas prioridades, e a principalmente procurar trabalhar focado no que interessa.

Tirando as frases de efeito que todo livro deste tipo possui, ele trata basicamente de ensinar a focar no que importa, automatizar o máximo possível, e a usar e abusar da terceirização. Tudo isso junto, se bem executado, vai liberar parte do nosso dia para fazer aquelas atividades que estamos adiando faz um bom tempo: pensar em um novo negócio, aprender uma nova língua, planejar uma nova viagem, melhorar o 2o saque no tênis, ou mesmo dedicar mais tempo para a família.

Deste ponto em diante lembre-se que “O que você faz é infinitamente mais importante do que como você faz”. Eficiência é uma coisa importante, mas é absolutamente inútil, a menos que seja aplicada às coisas certas.

Com isso em mente, e olhando para o mundo corporativo, tenho certeza que todos concordarão que o e-mail (ou a Gestão de E-mails) é um dos maiores desperdiçadores do nosso tempo. Isso só piora à medida que evoluímos na carreira, e começamos a gerir mais e maiores equipes.

É claro que existem aqueles e-mails importantes, que realmente requerem a nossa atenção e, muitas vezes, até uma decisão, mas acreditem...eles são raros. Normalmente a maioria dos e-mails que recebemos tratam de fazer com que alguém (provavelmente algum colaborador) te deixe a par do status de alguma tarefa que lhe fora solicitada.

É o colaborador querendo te mostrar que está cobrando aquele fornecedor devedor, ou que está pressionando aquele cliente para assinar a proposta comercial, ou mesmo quer que tu saibas que ele já fez 33,45% daquela atividade XPTO.

A idéia por trás da plataforma ServiceNow é criar um ambiente maduro de prestação de serviços nas empresas (é o chamado SRM - Service Relationship Management).

Cobrar um fornecedor devedor, vender uma solução para um cliente, e realizar em parte ou na sua totalidade qualquer atividade são basicamente execuções de serviços que podem ser controlados e automatizados na plataforma ServiceNow.

Além do benefício da automação, ao controlar uma atividade, serviço, ou mesmo um processo via plataforma obtemos também um maior profissionalismo nas relações, visto que todas as interações vão fluir de maneira muito mais transparente, documentada e disponível para os decisores, em vez de trancadas a 7 chaves no e-mail individual de cada colaborador.

Por fim existe um “ganho” natural de tempo, pois a informação ficará sempre disponível e será consumida quando ela realmente for necessária.

Trocamos aqueles infindáveis e-mails de “em cópia” recebidos durante o dia, por um acesso regular à plataforma, e a consulta da informação necessária, quando ela for necessária.

Para finalizar, deixo vocês pensarem nas duas leis abaixo. Tenho certeza que se bem executadas vão melhorar em muito a sua qualidade de vida:

1 - Limite as tarefas ao que é importante para reduzir o tempo de trabalho (Lei de Pareto - 80/20)

2 - Encurte o tempo de trabalho para limitar as tarefas ao que é importante (Lei de Parkinson)

Entre em contato para conversarmos mais sobre automação de processos na sua empresa.

blog comments powered by Disqus