Aug 2014

Facilities Management and Beyond

Já repararam que o mundo está cada vez mais visual ?

A diversidade, variedade, e contradições do nosso tempo parecem ter na imagem a sua forma de expressão.

Mais imagens e menos texto.

Menos listas e mais ícones.

É assim que hoje a informação tem “navegado” da origem ao seu destino.

Basta ver o novo aplicativo de Gestão de Facilities da plataforma ServiceNow para ver como este fabricante está participando ativamente desta mudança.

A Gestão de Facilities é o processo que trata da coordenação de espaços, infra-estruturas, pessoas e organizações. Normalmente está associado a prestação de serviços ligados a edifícios, hospitais, hotéis, centro de convenções, universidades, etc.

Aborda desde a manutenção deste espaço (luz queimada, ar-condicionado pingando, chão escorregadio, etc), a utilização do mesmo (reserva de uma sala de reunião, utilização de uma vaga de estacionamento, uso do locker para pertences pessoais, entre outros), até a gestão dos equipamentos que estão lá dentro (datashow com a luz queimada, faltam cadeiras, extintor com a data de validade vencida, por exemplo).

Antigamente a plataforma dava somente a opção abaixo para gerir as requisições relacionadas a este processo:

list


É bonita e elegante. Confortável de trabalhar, e cheia de recursos, mas...continua sendo uma lista.

Que tal enxergar esta mesma quantidade de requisições deste jeito ?

floor


Os pontos azuis identificam os locais. Os pontos vermelhos são as requisições relacionadas àquele espaço.

Para adicionar uma nova requisição basta arrastar o ponto vermelho lá de cima (New Request) para cima de um ponto azul no mapa, e...pronto...um formulário como este aqui abaixo aparece, e a requisição é aberta:

form


As requisições vão para uma lista de atendimento...certo ? Errado !

Que tal a equipe que vai gerir estas requisições fazê-lo através de uma interface totalmente visual ?

visual task board


Para mudar o status de uma requisição basta arrastá-la para a fileira correspondente.

Para ver quem está cuidando do quê...basta clicar nos ícones lá de cima que mostram o nome de cada atendente para que o filtro seja aplicado.

E o gestor gostaria de acompanhar tudo isto em formato de uma lista maçante ou através de um gráfico interativo como este aqui abaixo ?

graficos facilities


Sem falar é claro que estes gráficos podem ir para uma Homepage feita especialmente para este gestor, e que poderiam ser facilmente acessíveis via celular ou tablet.

Processos podem ser automatizados via um wokflow gráfico para, por exemplo, repassar requisições complexas a uma empresa terceira, para escalar atendimentos demorados ou mal executados, ou mesmo para disparar pesquisas de satisfação sobre os serviços prestados.

Ok...entendi tudo, mas por quê o beyond do título deste post ?

Bom, o beyond deixo para vocês pensarem um pouco no que dá para gerir mudando aquela imagem da planta baixa de um andar (2a figura deste post) por qualquer outra imagem que quisermos.

Acho que eu tinha esquecido de dizer que a imagem de fundo é uma das informações visuais que podem ser alteradas à vontade.

Entre em contato para ajudá-los a implementar a Gestão de Facilities na sua empresa.

Fique em Contato

Comments

Mágica da Multiplicação do Tempo

Trabalhe 4 horas por semana

Depois de um pequeno intervalo dando atenção para Gripe A, Copa do Mundo, e Férias Escolares estamos de volta ao blog com um assunto bem leve: a mágica da multiplicação do tempo.

Não sou muito adepto de livros de auto-ajuda, mas nas minhas férias de verão dei uma lida no livro acima, e ele me ajudou bastante a repensar as minhas prioridades, e a principalmente procurar trabalhar focado no que interessa.

Tirando as frases de efeito que todo livro deste tipo possui, ele trata basicamente de ensinar a focar no que importa, automatizar o máximo possível, e a usar e abusar da terceirização. Tudo isso junto, se bem executado, vai liberar parte do nosso dia para fazer aquelas atividades que estamos adiando faz um bom tempo: pensar em um novo negócio, aprender uma nova língua, planejar uma nova viagem, melhorar o 2o saque no tênis, ou mesmo dedicar mais tempo para a família.

Deste ponto em diante lembre-se que “O que você faz é infinitamente mais importante do que como você faz”. Eficiência é uma coisa importante, mas é absolutamente inútil, a menos que seja aplicada às coisas certas.

Com isso em mente, e olhando para o mundo corporativo, tenho certeza que todos concordarão que o e-mail (ou a Gestão de E-mails) é um dos maiores desperdiçadores do nosso tempo. Isso só piora à medida que evoluímos na carreira, e começamos a gerir mais e maiores equipes.

É claro que existem aqueles e-mails importantes, que realmente requerem a nossa atenção e, muitas vezes, até uma decisão, mas acreditem...eles são raros. Normalmente a maioria dos e-mails que recebemos tratam de fazer com que alguém (provavelmente algum colaborador) te deixe a par do status de alguma tarefa que lhe fora solicitada.

É o colaborador querendo te mostrar que está cobrando aquele fornecedor devedor, ou que está pressionando aquele cliente para assinar a proposta comercial, ou mesmo quer que tu saibas que ele já fez 33,45% daquela atividade XPTO.

A idéia por trás da plataforma ServiceNow é criar um ambiente maduro de prestação de serviços nas empresas (é o chamado SRM - Service Relationship Management).

Cobrar um fornecedor devedor, vender uma solução para um cliente, e realizar em parte ou na sua totalidade qualquer atividade são basicamente execuções de serviços que podem ser controlados e automatizados na plataforma ServiceNow.

Além do benefício da automação, ao controlar uma atividade, serviço, ou mesmo um processo via plataforma obtemos também um maior profissionalismo nas relações, visto que todas as interações vão fluir de maneira muito mais transparente, documentada e disponível para os decisores, em vez de trancadas a 7 chaves no e-mail individual de cada colaborador.

Por fim existe um “ganho” natural de tempo, pois a informação ficará sempre disponível e será consumida quando ela realmente for necessária.

Trocamos aqueles infindáveis e-mails de “em cópia” recebidos durante o dia, por um acesso regular à plataforma, e a consulta da informação necessária, quando ela for necessária.

Para finalizar, deixo vocês pensarem nas duas leis abaixo. Tenho certeza que se bem executadas vão melhorar em muito a sua qualidade de vida:

1 - Limite as tarefas ao que é importante para reduzir o tempo de trabalho (Lei de Pareto - 80/20)

2 - Encurte o tempo de trabalho para limitar as tarefas ao que é importante (Lei de Parkinson)

Entre em contato para conversarmos mais sobre automação de processos na sua empresa.

Comments